Ausgangslage
Eine gemeinnützige Einrichtung in Wien betreibt ihre gesamte Verwaltung – Kontakte, Spenden, Bestellungen, Buchhaltung – über eine individuell entwickelte Software. Das System war über Jahre von wechselnden Händen gewachsen. Als wir es übernahmen, lief es zwar, aber niemand hatte mehr den vollen Überblick: Jede Änderung war ein Risiko, die Datenbank wurde Jahr für Jahr träger, und an manchen Stellen ahnte man, dass „da etwas nicht sauber ist" – ohne genau zu wissen, was.
Eine typische Situation: Die IT funktioniert noch, aber sie ist zur Blackbox geworden.
Was wir vorfanden
Bei der systematischen Bestandsaufnahme zeigten sich gleich mehrere Baustellen:
- Eine Datenbank, halb voll mit Ballast. Hochgeladene Belege wurden direkt in der Datenbank gespeichert – und dabei in ein Format umkodiert, das jede Datei um rund ein Drittel aufbläht. Ergebnis: Die Belege allein machten die Hälfte der gesamten Datenbank aus. Das verlangsamte den Betrieb und machte jedes Backup unnötig groß und langsam.
- Ein schlummernder Importfehler. Der automatische Import der Bank-Kontoauszüge brach bei bestimmten Sammelbuchungen mit einer nichtssagenden Fehlermeldung ab – ein Fehler, der nur unter bestimmten Umständen auftrat und entsprechend schwer zu fassen war.
- Ein rechtliches Risiko, gut versteckt. Geplant war eine Funktion, die alte personenbezogene Daten nach Ablauf bestimmter Fristen automatisch löscht – im Sinne des Datenschutzes durchaus gut gemeint.
Vorgehen
Wir sanieren solche Systeme nicht mit dem Vorschlaghammer, sondern Schicht für Schicht – immer im laufenden Betrieb, immer nachvollziehbar dokumentiert.
- Belege ausgelagert und verschlankt. Die Dateien wandern aus der Datenbank ins Dateisystem; Scans werden dabei in ein platzsparendes Format überführt. Wir haben das Einsparpotenzial vorab an den echten Daten gemessen statt geschätzt – und so belegt, dass sich die Bilddaten auf einen Bruchteil reduzieren lassen, ohne dass die Belege an Lesbarkeit verlieren.
- Den Importfehler an der Wurzel behoben und das Einlesen so umgebaut, dass fehlerhafte Dateien künftig eine klare, verständliche Meldung erzeugen statt eines Absturzes.
- Das Lösch-Feature gestoppt – bevor es Schaden anrichtete. Hier kommt unsere Stärke ins Spiel: Wir denken IT-Entscheidungen mit ihren rechtlichen Folgen zusammen. Eine Prüfung ergab, dass die geplante Löschung gegen die gesetzliche 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO) verstoßen hätte – buchhaltungsrelevante Daten wären zu früh vernichtet worden. Statt blind umzusetzen, haben wir das Feature neu konzipiert: eine einheitliche, rechtskonforme Aufbewahrungsfrist und ein Verfahren, das zunächst nur anzeigt, wen eine Löschung treffen würde – Vertrauen aufbauen, bevor unwiderruflich gelöscht wird.
Ergebnis
- Datenbank um rund die Hälfte verkleinert. Die Belege wanderten ins Dateisystem und wurden dabei verlustarm komprimiert – auf einen Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe, ohne Einbußen bei der Lesbarkeit. Das Ergebnis: spürbar schnellere Abläufe und deutlich kleinere, schnellere Backups.
- Ein latenter Fehler im Zahlungsimport dauerhaft beseitigt – inklusive verständlicher Fehlermeldungen, falls künftig einmal eine fehlerhafte Datei kommt.
- Ein rechtliches Risiko abgewendet, das ohne den Blick fürs große Ganze unbemerkt geblieben wäre.
- Vor allem: ein System, das wieder verstanden ist – dokumentiert, wartbar und Stück für Stück von Altlasten befreit.
Das Muster dahinter: Übernommene Software ist selten „kaputt" – sie ist meistens nur undurchsichtig geworden. Unsere Arbeit besteht darin, sie wieder durchschaubar zu machen: messen statt raten, sanieren statt neu bauen, und dabei immer mitdenken, was Technik, Recht und Betrieb miteinander zu tun haben.