Ausgangslage
Eine gemeinnützige Einrichtung in Wien betreibt ihre gesamte Verwaltung – Kontakte,
Spenden, Bestellungen, Buchhaltung – über eine individuell entwickelte Software.
Das System war über Jahre von wechselnden Händen gewachsen. Als wir es übernahmen,
lief es zwar, aber niemand hatte mehr den vollen Überblick: Jede Änderung war ein
Risiko, die Datenbank wurde Jahr für Jahr träger, und an manchen Stellen ahnte man,
dass „da etwas nicht sauber ist" – ohne genau zu wissen, was.
Eine typische Situation: Die IT funktioniert noch, aber sie ist zur Blackbox geworden.
Was wir vorfanden
Bei der systematischen Bestandsaufnahme zeigten sich gleich mehrere Baustellen:
- Eine Datenbank, halb voll mit Ballast. Hochgeladene Belege wurden direkt in
der Datenbank gespeichert – und dabei in ein Format umkodiert, das jede Datei um
rund ein Drittel aufbläht. Ergebnis: Die Belege allein machten die Hälfte der
gesamten Datenbank aus. Das verlangsamte den Betrieb und machte jedes Backup
unnötig groß und langsam. - Ein schlummernder Importfehler. Der automatische Import der Bank-Kontoauszüge
brach bei bestimmten Sammelbuchungen mit einer nichtssagenden Fehlermeldung ab –
ein Fehler, der nur unter bestimmten Umständen auftrat und entsprechend schwer zu
fassen war. - Ein rechtliches Risiko, gut versteckt. Geplant war eine Funktion, die alte
personenbezogene Daten nach Ablauf bestimmter Fristen automatisch löscht – im
Sinne des Datenschutzes durchaus gut gemeint.
Vorgehen
Wir sanieren solche Systeme nicht mit dem Vorschlaghammer, sondern Schicht für
Schicht – immer im laufenden Betrieb, immer nachvollziehbar dokumentiert.
- Belege ausgelagert und verschlankt. Die Dateien wandern aus der Datenbank ins
Dateisystem; Scans werden dabei in ein platzsparendes Format überführt. Wir haben
das Einsparpotenzial vorab an den echten Daten gemessen statt geschätzt – und so
belegt, dass sich die Bilddaten auf einen Bruchteil reduzieren lassen, ohne dass
die Belege an Lesbarkeit verlieren. - Den Importfehler an der Wurzel behoben und das Einlesen so umgebaut, dass
fehlerhafte Dateien künftig eine klare, verständliche Meldung erzeugen statt eines
Absturzes. - Das Lösch-Feature gestoppt – bevor es Schaden anrichtete. Hier kommt unsere
Stärke ins Spiel: Wir denken IT-Entscheidungen mit ihren rechtlichen Folgen
zusammen. Eine Prüfung ergab, dass die geplante Löschung gegen die gesetzliche
7-Jahres-Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO) verstoßen hätte – buchhaltungsrelevante
Daten wären zu früh vernichtet worden. Statt blind umzusetzen, haben wir das Feature
neu konzipiert: eine einheitliche, rechtskonforme Aufbewahrungsfrist und ein
Verfahren, das zunächst nur anzeigt, wen eine Löschung treffen würde – Vertrauen
aufbauen, bevor unwiderruflich gelöscht wird.
Ergebnis
- Datenbank um rund die Hälfte verkleinert. Die Belege wanderten ins Dateisystem
und wurden dabei verlustarm komprimiert – auf einen Bruchteil ihrer ursprünglichen
Größe, ohne Einbußen bei der Lesbarkeit. Das Ergebnis: spürbar schnellere Abläufe
und deutlich kleinere, schnellere Backups. - Ein latenter Fehler im Zahlungsimport dauerhaft beseitigt – inklusive
verständlicher Fehlermeldungen, falls künftig einmal eine fehlerhafte Datei kommt. - Die Codebasis massiv verschlankt. Über Jahre angesammelter, ungenutzter und
mehrfach vorhandener Code wurde systematisch abgebaut – die Software ist heute
nur noch ein Bruchteil ihres früheren Umfangs. Weniger Code heißt: weniger
Fehlerquellen, schnellere Anpassungen und ein System, das auch ein neuer
Entwickler in Wochen statt Monaten versteht. - Support-Prozesse strukturiert. Anfragen und Änderungswünsche laufen heute über
ein Ticketsystem statt über Zuruf – nachvollziehbar für beide Seiten, nichts geht
mehr verloren. - Ein rechtliches Risiko abgewendet, das ohne den Blick fürs große Ganze
unbemerkt geblieben wäre. - Vor allem: ein System, das wieder verstanden ist – dokumentiert, wartbar und
Stück für Stück von Altlasten befreit.
„Wir haben jahrelang mit der Sorge gelebt, dass uns die Software eines Tages
um die Ohren fliegt und niemand mehr helfen kann. Heute verstehen wir wieder,
was unser System tut – und Änderungen, vor denen wir uns früher gefürchtet
haben, sind einfach normale Arbeitsschritte geworden."— Leitung einer gemeinnützigen Einrichtung, Wien
Das Muster dahinter: Übernommene Software ist selten „kaputt" – sie ist
meistens nur undurchsichtig geworden. Unsere Arbeit besteht darin, sie wieder
durchschaubar zu machen: messen statt raten, sanieren statt neu bauen, und dabei
immer mitdenken, was Technik, Recht und Betrieb miteinander zu tun haben.